In moderne bedrijfsomgevingen is het vaak nodig dat teams toegang hebben tot gemeenschappelijke emailadressen zoals info@domain.com of support@domain.com. Microsoft Exchange biedt een elegante oplossing voor dit scenario door het mogelijk te maken een normale gebruikersmailbox om te zetten naar een gedeelde mailbox. Deze transformatie stelt meerdere gebruikers in staat om te lezen en te reageren op e-mails verzonden naar deze adressen, zonder dat ze elk een aparte login nodig hebben. In deze blog lopen we door het proces van het converteren van een mailbox naar een gedeelde mailbox met behulp van Exchange PowerShell commando’s.
Wat is een Gedeelde Mailbox?
Een gedeelde mailbox is een mailbox die niet aan één specifieke gebruiker toebehoort. In plaats daarvan wordt het gebruikt door meerdere teamleden om toegang te krijgen tot en te reageren op e-mails die naar één centraal adres worden gestuurd. Dit is ideaal voor algemene e-mailadressen zoals ‘info’ of ‘support’ waarop klanten contact kunnen opnemen met uw bedrijf.
Voordelen van een Gedeelde Mailbox
Het gebruik van een gedeelde mailbox heeft verschillende voordelen:
- Efficiëntie: Meerdere teamleden kunnen e-mails beheren zonder tussen verschillende accounts te hoeven wisselen.
- Overzicht: Behoud een centrale locatie voor belangrijke communicatie die door verschillende teamleden moet worden gezien of beantwoord.
- Besparing: Gedeelde mailboxen vereisen geen aparte licentie binnen bepaalde Office 365-abonnementen.
Het Conversieproces
Om een mailbox om te zetten naar een gedeelde mailbox, gebruiken we het Set-Mailbox cmdlet in Exchange PowerShell. Het volgende commando verandert bijvoorbeeld de mailbox van info@domain.com naar een gedeelde mailbox:
Stap-voor-stap Instructies
- Open Exchange PowerShell: Afhankelijk van uw setup moet u wellicht verbinding maken met uw Exchange server of Office 365 omgeving via PowerShell.
- Voer het Commando Uit: Gebruik het bovenstaande commando, vervang “info@domain.com” door het e-mailadres van de mailbox die u wilt converteren.
- Controleer de Status: Na conversie kunt u de status van de mailbox controleren met:
Dit zou nu moeten aangeven dat de mailbox een SharedMailbox is.
Post-Transformatie Stappen
Na de conversie naar een gedeelde mailbox, zijn er enkele belangrijke stappen die u moet overwegen:
- Toegang verlenen: Bepaal welke gebruikers toegang moeten hebben tot de gedeelde mailbox en verleen de juiste permissies.
- Update Mail Clients: Zorg ervoor dat de gebruikers die toegang hebben tot de gedeelde mailbox deze correct hebben toegevoegd aan hun mail clients.
Conclusie
Het omzetten van een normale mailbox naar een gedeelde mailbox in Microsoft Exchange is een eenvoudige maar krachtige manier om de efficiëntie van teamcommunicatie te verbeteren. Door bovenstaande stappen te volgen, kunt u gemakkelijk de transitie maken en zorgen voor een soepel beheer van gecentraliseerde e-mailadressen binnen uw organisatie.